像专业人士一样简化电子邮件管理的 10 个最佳实践

[电子邮件管理工具]

使用 Boomerang 暂停电子邮件

回旋镖罐

• 暂停接收电子邮件
• 安排会议
• 为您写电子邮件

研究研究表明，花费过多时间检查收件箱会分散注意力、增加压力，进而影响心理健康，最终影响工作效率。

这就是为什么暂停接收电子邮件直到您准备好查看它们很重要。您可以使用回旋镖扩展程序来管理您的 Gmail 收件箱并随时暂停您的电子邮件。

它适用于 Chrome 5.0+、Safari 5.1+、Firefox 38+、Opera 15+ 和 Edge 39+。

除了暂停功能外，它还可以将已发送的电子邮件变成日历，收件人可以轻松预订在线会议。除此之外，Boomerang 还提供了 AI 驱动的功能，例如智能写作器写电子邮件。

Boomerang 用户 Mike Kaiser 表示：“如果您写了很多电子邮件，那么 Gmail 的 Boomerang 扩展程序就是您的新朋友…”

使用 Gmelius 在 Gmail 上聊天

Gmelius 功能

• 电子邮件实时聊天
• 共享 Gmail 收件箱
• 共享标签
• 分析
• 自动化工作流程

格梅利乌斯是一款出色的电子邮件管理工具，尤其适用于工作团队。它为团队成员提供共享的 Gmail 收件箱和标签。任何拥有电子邮件地址的人都可以成为共享邮箱的一部分。

你可以通过聊天来代替向电子邮件客户端发送数百封电子邮件来讨论基本的事情。这不仅可以节省时间，还可以减少沟通不畅的可能性。这就是 Gmelius 的用武之地。

您可以使用 Gmelius与收件人聊天而无需离开 Gmail。除此之外，您还可以跟踪电子邮件流量和分析每个项目内部发生的事情，从而毫无遗漏地实现公司目标。

该软件的最佳功能是工作流程自动化。您可以根据代理的负载自动将电子邮件对话分配给下属，发送电子邮件自动回复，应用 SLA 策略并添加标签。

如果您和您的团队在 Gmail 上花费大量时间，那么 Gmelius 是一款您可以尝试的软件。

使用 Hiver 分配电子邮件 

Hiver 提供

• 在电子邮件上分配功能
• 电子邮件追踪功能
• 解决状态
• 自动化工作流程

经营企业甚至管理企业都会占用大量的邮箱空间。人们可能会 24 小时收到“紧急”电子邮件。在这种情况下，使用 Hiver 为您的员工或下属分配电子邮件。

使用的最佳部分希弗是它对您和您的员工都很方便。一旦您分配了电子邮件，受让人就会收到实时电子邮件分配通知。此功能可以帮助您的团队确定重要事项的优先级。

而且，您可以随时跟踪电子邮件的解决状态：打开（默认）、待处理或关闭，并根据需要查看正在进行的工作。这就是客户支持团队或电子商务企业更喜欢 Hiver 而不是其他软件的原因。

此外，还有一个基于规则的自动化功能，可以将某些电子邮件分配给特定的团队成员。因此，如果您处于管理职位或企业所有者，我强烈建议您使用 Hiver 来管理工作中的电子邮件。

安排你的电子邮件阅读时间

根据最近的一项研究Adobe 的一项研究表明，上班族每天花在阅读和撰写电子邮件上的时间约为 3.1 小时。按周计算，花在电子邮件上的总时间为 15.5 小时。

现在，您可能会全天候收到电子邮件，而收件箱中塞满未读邮件可能非常诱人。但是，如果您在电子邮件通知弹出时不断检查收件箱，那么完成任何工作都会变得非常困难。

想象一下将一天中的 3 个小时分成每一个 15 分钟！

因此，更好地管理电子邮件的第一个习惯是安排阅读电子邮件的时间。在开始工作前、午餐后或下班后留出大约一个小时的时间；根据您的方便安排。

相信我；这是管理时间、查看电子邮件并完成大量工作的最佳方式。

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仅阅读一次电子邮件

一遍又一遍地重读一封电子 国家电子邮件列表资源 邮件完全是浪费时间。因此，你应该读一遍，如果愿意的话就回复，然后归档，再继续阅读下一封电子邮件。

对于长线程对话，只阅读一封电子 BI列表 邮件可能不太现实。我们倾向于在写新邮件之前先回顾旧邮件，这没关系！

每天收到的大多数电子邮件都不会引起长篇对话。只读一次电子邮件是这类电子邮件的座右铭。

写一行回复

我们每天收到的电子邮件中几乎有 50% 是查询、会议安排、回复等。简单来说，大多数这些电子邮件都可以用一行来回答。

可以总结为“何时何地”的电子邮件只需 1 分钟即可回复，并且必须定期回复，以保持收件箱整洁。编写一行电子邮件回复将大大减少待处理的电子邮件。

删除收件箱中的邮件

是的，每天删除电子邮件是一种健康的电子邮件管理习惯。一旦您开始阅读电子邮件（在预定的时间段内），请删除收件箱中所有不相关的电子邮件。

任何不需要回复的邮件，都删除。检查促销邮件和垃圾邮件文件夹，删除垃圾邮件。

不要忘记存档旧的对话。

自动化

有一款名为 Gmail Auto Follow Up 的 Google Chrome 扩展程序。顾名思义，它可以自动执行电子邮件发送过程。只需设置一系列电子邮件，随着时间的推移发送给您的潜在客户，它就会相应地发送电子邮件。它还将跟进您的客户或潜在客户。

如果你正在使用其他 ESP 或需要批量发送电子邮件，请尝试。它将帮助您批量完成相同的任务。此外，使用此软件，您可以拥有多个电子邮件地址来发送冷电子邮件。强烈建议您使用它来发送网络电子邮件和营销电子邮件。

读 ”99 电子邮件开场白”
来找到自动电子邮件的完美开头。

设置标签、文件夹和类别

最好的电子邮件管理技巧之一是使用设置标签、文件夹和类别来整理收件箱。没有关于如何对电子邮件进行分类的指南，但这取决于您。

例如，老师可能需要多个文件夹——一个用于作业，一个用于家庭作业，一个用于发送贺卡，另一个用于个人电子邮件。同样，财务人员会创建用于发票、报销等的文件夹。

目标是对电子邮件进行优先排序、分组和分类。除了创建文件夹外，您还可以设置父类别和子类别，以使事情更加系统化。

例如，客户支持人员可以有一个“投诉”父类别，然后有“交付”或“产品质量”等子类别。

如何有效管理工作邮件？

您可以通过整理工作电子邮件、安排“阅读电子邮件”时间以及定期回复和删除来有效地管理工作电子邮件。

三种基本电子邮件礼仪是什么？

电子邮件礼仪的三个基本原则是：邮件语气要礼貌、邮件内容不能有错误、邮件格式要标准。